Os documentos fiscais, sem eles nada acontece!
Atualmente, os documentos fiscais estão presentes na vida de
todos os brasileiros, seja no local de trabalho ou no dia a dia comum. O fato é
que conhecer os tipos de documentos e estar em dia com as obrigatoriedades
fiscais é indispensável. Então vem ler este artigo para ficar por dentro desse
assunto!
Hoje em dia para qualquer ação que se tome em uma empresa, é
necessário que tenham documentos fiscais que comprovem esta ação e garantam direitos
em qualquer situação. Com isso surgem responsabilidades que se devem ter quanto
ao armazenamento, emissão e controle desses documentos. Para que você possa entender
melhor esse contexto, continue lendo este artigo que ao decorrer dele irei expor
alguns fatos e curiosidades sobre os documentos fiscais bem como dicas para que
se possa facilitar e agilizar esses processos.
Como dito anteriormente, os documentos fiscais são
utilizados principalmente para comprovar toda e qualquer negociação de uma
empresa, seja de compra ou venda. Além disso, a nota fiscal (NF-e) é utilizada como meio
para apurar o pagamento de impostos. Emitir esses documentos fiscais corretamente é
obrigatório, pois caso não o seja feito, a empresa pode estar sonegando impostos e isso pode acarretar em afastamento de suas atividades de 2 a 6 meses e multa de até 5 vezes o
valor da dívida dos tributos.
Os documentos fiscais só podem ser emitidos por empresas que
possuam seu certificado digital, assim é feita uma assinatura digital do
emissor, garantindo validade jurídica. E, para cada documento emitido dentro da
regularidade, é necessário guardá-lo por no mínimo 5 anos em formato digital (XML),
este é o período mínimo que a Receita Federal tem para fiscalizar estes
documentos.
Mas afinal, que tipo de documentos são esses? Então, para
cada tipo de negociação, existe um tipo específico de nota fiscal a ser usada. Hoje
em dia, os documentos fiscais são emitidos em formato eletrônico e os tipos existentes
são:
Nota Fiscal Eletrônica
(NF-e): é o documento fiscal mais conhecido e é utilizado para comprovar
as negociações comerciais envolvendo a circulação de mercadorias. Atende notas
de entrada, saída, importação, exportação, operações de simples remessa e até operações
interestaduais. Após cada emissão desse tipo de nota, ela deve ser encaminhada
para a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do Estado em que a empresa emitente está
registrada.
Nota Fiscal de Serviço
Eletrônica (NFS-e): a nota fiscal de serviço é muito parecida com
a nota fiscal dita anteriormente, a principal diferença entre as duas é que a
nota fiscal de serviços é utilizada pelos prestadores de serviços para
registrar a prestação de serviço entre duas empresas ou a empresa e uma pessoa física. Além disso,
sobre essa nota incide o Imposto Sobre Serviços (ISS), um tributo municipal,
assim, cria-se uma ligação com a prefeitura para que os tributos sejam informados
corretamente.
Nota Fiscal do Consumidor
Eletrônica (NFC-e): já esse tipo de nota fiscal é específico para
o consumidor final, ou seja, tem como objetivo documentar as operações
comerciais de venda presencial ou de entrega a domicílio. Esse tipo de nota ainda
é uma novidade, pois ainda não foi implementada em todos os Estados do Brasil. Além
de que esse modelo é uma alternativa para o cupom fiscal e substitui a Nota Fiscal
de Venda ao Consumidor (modelo 2).
Conhecimento de
Transporte Eletrônico (CT-e): por último vamos falar do
conhecimento de transporte que é um documento usado para comprovar a prestação
de serviço de transporte independente do modal contratado. Ao fazer uso do
CT-e, você substitui o uso de cerca de 5 documentos fiscais. Um detalhe
importante sobre o conhecimento de transporte é que, se uma empresa for prestar
serviços de transporte com mais de um Estado como origem, será necessário estar
registrada na Sefaz de todos esses Estados.
Vale ressaltar que, além da emissão correta dos documentos
fiscais, é necessário realizar a manifestação do destinatário em relação aos documentos
emitidos contra a sua empresa. Aqui no site já existe um artigo específico
sobre este assunto e, caso você queira saber mais, te convido a clicar no link abaixo,
assim você será redirecionado para o artigo “Entenda mais sobre a Manifestação
do Destinatário”.
https://www.aheadsistemas.com.br/blog/entenda-mais-sobre-a-manifestacao-do-destinatario
Ademais, existem o Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT) e a Carta de Correção eletrônica (CC-e). Sem entrar em muitos detalhes, o primeiro citado se trata de um código que identifica as operações de transporte rodoviário de carga no Brasil e foi promovido pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT). Já o segundo se trata de uma carta que permite corrigir campos específicos de notas fiscais eletrônicas já emitidas.
Bom, como você sabe, emitir documentos fiscais, controlar o
recebimento e o armazenamento deles é uma enorme responsabilidade para as
empresas, além de todos os outros processos que elas devem fazer. Portanto,
hoje, há um grande número de ferramentas que auxiliam a execução e
gerenciamento desses processos, um exemplo são os softwares de gestão de documentos
fiscais, como nós da Ahead oferecemos como um de nossos produtos. Essa
ferramenta é muito útil no dia a dia de sua empresa, pois, com ela, você pode otimizar
processos complexos e demorados, automatizando-os e reduzindo o trabalho manual.
Cada vez mais a Receita Federal e o Governo exigem organização
e cumprimento das legislações para elevar os níveis de segurança, ou seja, você
investindo e integrando um sistema de gestão que supra sua necessidade, você
pode ter diversas vantagens. Dentre essas vantagens, nós da Ahead garantimos que você terá maior controle sobre o cálculo dos impostos, sobre as notas canceladas
ou devolvidas e sobre as suas notas de saídas, pode facilitar a busca pelos
documentos fiscais, garantir que suas notas fiscais (inclusive as referentes a
devoluções) estarão dentro dos conformes, automatiza o processo de busca pelas notas
no Sefaz, além de ter seus dados na nuvem 100% seguros, entre outras vantagens. Assim, você melhora o desempenho da sua
equipe e você investe mais tempo nas questões no que realmente importa. Agende
uma apresentação conosco!
Por hoje é isso, espero que tenha gostado desta matéria e
não deixe de acompanhar os próximos conteúdos que estão vindo por aqui. Até
mais!